Logiciel de commande Room booking system

de gestionde suiviserveur

Simplifiez la gestion des réservations de vos salles de réunion et protégez votre matériel. En complétant votre calendrier Outlook© (Exchange), le logiciel de réservation des salles de réunion vous permet d’optimiser leur utilisation. Les pointeuses tactiles Kelio Visio X7, installées devant vos salles, facilitent leur gestion et reflètent au mieux leur occupation réelle. Gérez simplement vos salles de réunion sans modifier vos pratiques sur Outlook® Beaucoup d’entreprises utilisent Outlook® pour gérer la réservation de leurs salles de réunion. Néanmoins, les conflits de réservation sont nombreux et l’utilisation des salles n’est pas optimisée. Il est fréquent qu’une salle réservée soit déjà occupée ou au contraire non utilisée. Le module de réservation de salles est la solution idéale pour compléter votre outil Outlook®. Il est conçu comme une passerelle entre Outlook® et les solutions de contrôle d’accès, permettant d’optimiser la gestion des réservations, sans perturber les pratiques de vos utilisateurs. *Le logiciel de réservation est compatible avec les calendriers Outlook® ou tout autre système de messagerie (client mail) hébergé sur serveur Exchange. Gagnez en souplesse avec la borne tactile Kelio Visio X7 devant chaque salle de réunion Les terminaux intelligents Kelio Visio X7, installés à l’entrée des salles de réunion, vous permettent de : - Visionner les disponibilités d’une salle - Effectuer une réservation directement depuis la borne - Consulter de l’information sur une réservation en cours - Contrôler les accès à la salle : seuls les participants sont autorisés à accéder à la salle de réunion durant la période réservée. Des réservations synchronisées pour optimiser l’occupation des salles Les informations sur vos réservations de salles sont actualisées et partagées en temps réel : - Une réunion créée sur Outlook® est transmise sur les bornes tactiles : vous affichez les réservations en direct, au plus près de vos salles. - Vous créez ou modifiez une réservation depuis le terminal tactile Kelio Visio X7 : les participants recevront une notification dans leur calendrier Outlook®. - Si votre réunion se termine plus tôt que prévu, vous la clôturez directement sur la borne tactile, afin de rendre la salle disponible à la réservation sur Outlook®. Sécurisez les accès aux salles de réunion Avec le module de gestion des réservations des salles de réunion, leur accès est sécurisé. Les vidéoprojecteurs et matériels sensibles sont en lieux sûrs : seuls l’organisateur et les participants à la réunion sont autorisés à ouvrir la salle avec leur badge et uniquement durant le temps de la réservation. En cas d’incident, les réservations de salles peuvent être tracées. Limitez les pertes de temps liée à l’organisation de vos réunions Le logiciel de réservation des salles vous fait gagner du temps dans la planification de vos réunions, en facilitant la recherche de salles de réunion disponibles, même à la dernière minute ! De même, vous évitez les dérangements intempestifs, car seuls les participants à la réunion peuvent accéder à la salle réservée. Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des salles de réunion ? - Passerelle entre Outlook® et les solutions de contrôle d’accès - Disponibilité des salles affichée en temps réel, sur borne tactile et sur messagerie Outlook - Accès réservé à l’organisateur et aux participants à la réunion - Clôture de la réunion depuis le terminal pour libérer la salle sur Outlook - Verrouillage automatique des salles, si souhaité, pour protéger le matériel Caractéristiques / Spécifications techniques : - Logiciel de réservation compatible Outlook® (Exchange) et autres clients mail sur serveur Exchange - Synchronisation en temps réel des réservations entre Outlook® et terminaux Kelio Visio X7 - Gestion tactile via borne Kelio Visio X7 - Contrôle d’accès sécurisé par badge pour organisateur et participants - Traçabilité des réservations - Protection des équipements sensibles (vidéoprojecteurs, etc.) - Libération anticipée des salles possible depuis la borne - Verrouillage automatique des salles (optionnel)